Universal AIで内勤業務が変わる：
効率化と使いやすさを実感した活用事例

ご導入のきっかけや、背景を教えてください

AIが広まりつつある中で、生成AIの存在は知っていましたが、業務で使うという発想は正直ありませんでした。でも、Universal AIのトライアルを試してみたら「これは便利だな」と感じる場面が増え、導入を決めました。

Universal AI を選んだ決め手は何でしたか？

最初は「課題を解決するために」というよりも、試してみたら思った以上に便利だった、というのが導入の決め手になりました。特に、メール作成やボット機能が役に立つと分かり、業務の効率が上がると感じました。

どのような場面で Universal AI を活用されていますか？

Universal AIは主にボット機能と文章作成機能で活用しています。ボット機能では、就業規則や経営会議で使う膨大な資料を読み込ませ、必要な情報をすぐに検索できるようにしています。特に、営業マニュアルボットは管理職の教育支援に役立っていて、例えば入金規定のような細かい規則を確認する際にも便利です。 文章作成機能では、メールの返信や報告書、企画書の作成時に利用しています。メールでは、「了解」といった短い入力だけで文章が自動生成されるため、作業がスムーズです。また、文章校正の機能を使うことで、漢字や語尾の確認を一括で行い、誤字脱字がなくなるのも助かっています。

導入後の効果を教えてください

Universal AIを導入したことで、特にメール業務の効率化を実感しています。これまで一日に10〜20通のメールを返信するのに1時間ほどかかっていましたが、現在では約30分で終わるようになりました。また、文章校正機能を利用することで、誤字脱字がなくなり、内容を見直す時間も減少しました。これにより、文字を打つ時間やメールを確認する手間が大幅に軽減されています。 さらに、ボット機能の活用により、就業規則や経営資料などの検索が非常にスムーズになり、必要な情報にすぐアクセスできるようになりました。営業マニュアルボットを通じて、管理職が業務の知識を確認する場面でも役立っており、教育の効率化にもつながっています。

どのような組織に Universal AI を勧めたいですか?

Universal AIは、特に内勤者や他社とのやり取りが多い部署におすすめです。例えば、日常的に文字を多く入力する業務を抱える方にとって、非常に役立つツールだと感じています。具体的には、コピーライターや社内で管理職の立場にある方々にとって、効率的な業務サポートを提供できると考えています。